«Había señales de advertencia, datos sólidos y un discurso científico serio, a la vez que teorías conspirativas, sobre qué, cuándo, cómo, dónde se originó y por qué una pandemia era inminente. Y aún así, con toda la información y las posibilidades que se nos ofrecían como organización, como grupo, nos pilló desprevenidos. Asumimos la responsabilidad por nuestra respuesta inicial que no fue del todo adecuada, sobre todo porque somos una organización que facilita asesoramiento y orientaciones respecto a la preparación, la gestión de emergencias y más concretamente la gestión del riesgo y la comunicación acerca del riesgo.

«Discutir lo que podríamos haber hecho o lo que debimos hacer mejor sería en vano. En cambio, queremos enfocarnos en cómo mejorar nuestro trabajo. Así que, la propuesta de realizar un examen a posteriori de la respuesta de la OIE a la COVID-19, tenía por objetivo elaborar un plan basado en la evaluación de nuestras fortalezas y debilidades para poder avanzar. El examen nos permitió hacer un balance de lo que funcionó bien, lo que es necesario mejorar (con urgencia a breve plazo y gradualmente a medio y largo plazo) y lo que debemos examinar en previsión de las perspectivas para el futuro. Estas son hoy las nuevas fuentes de motivación y los puntos de convergencia de la OIE, y una muestra de la madurez de la Organización para los Miembros, socios y donantes.

Metodología del examen

«En junio de 2020, se elaboraron los términos de referencia para el equipo interno encargado de identificar el ámbito de una revisión provisional a posteriori con objeto de mejorar nuestra preparación y resiliencia frente a eventos que afectasen a la continuidad de las actividades y de sacar el máximo provecho de las lecciones aprendidas en el transcurso de ese año.

«Entre junio y septiembre de 2020, el equipo evaluó los cuatro componentes esenciales de la respuesta de la OIE –aspectos técnicos, gestión de eventos, comunicación institucional y recursos humanos (RR. HH.) y logística– mediante entrevistas a varios Delegados de la OIE, los presidentes de las Comisiones especializadas, los expertos de los grupos ad hoc, el personal de la OIE en todo el mundo y los principales socios. La encuesta abarcó a más de 90 personas de estas categorías, y más del 60% respondió, sea por correo electrónico o en conversaciones virtuales directas.

«Para las entrevistas se utilizó un formulario preestablecido a fin de garantizar una coherencia en el examen y análisis de las respuestas. Sin embargo, dependiendo del componente esencial abordado, las preguntas se adaptaron según la función que desempeñaban los participantes en el seno de la Organización o en el exterior.

Resultados del examen: rosas y espinas

«La recopilación y el análisis de las opiniones expresadas ha permitido identificar una serie de recomendaciones que se pondrán en práctica a breve, medio y largo plazo. Aunque algunos desafíos eran previsibles, por ejemplo, la manera de interpretar e implementar las directrices sobre medidas sanitarias y declaración de enfermedades; otros retos en relación con el calendario de las decisiones internas de gestión en materia de salud y seguridad del personal representaron un revés para nuestro espíritu colegiado. Entre los aspectos positivos cubiertos por el informe, se destaca nuestra capacidad de adaptación y que la pandemia no ha menguado la presencia de la OIE ni su capacidad de respuesta a los Miembros, expertos, personal y socios.

Respuestas de la dirección

«Como resultado del examen a posteriori, se han emitido alrededor de treinta recomendaciones, así como las respuestas de la dirección con enlaces a las actividades e iniciativas en curso y al 7.º Plan Estratégico con vistas a su implementación progresiva.

«Nuestra respuesta a la COVID-19 ha puesto de manifiesto algunas lecciones innegables; la OIE debe:

• poner en práctica sus propias recomendaciones en cuanto a la gestión de emergencias, la gestión del riesgo y la comunicación
• estar siempre atenta al futuro
• anticipar los cambios en su cometido (por ejemplo, cómo y dónde trabajará su personal, cómo la OIE interactúa con las partes interesadas)
• llevar adelante su transformación digital (siendo a la vez consciente de la brecha digital).

«Aunque ya se han abordado algunas de las recomendaciones, las primeras lecciones aprendidas de 2020 se tendrán en cuenta al momento de poner en marcha el 7.º Plan Estratégico y de diseñar las cartas de acción para su implementación.

«Se recuerda que este es un examen provisional, es decir, sólo es el inicio de nuestro periplo de aprendizaje. Tenemos la intención de supervisar la aplicación de las recomendaciones, informar de los progresos y seguir recabando comentarios en los próximos meses.

◼ Febrero de 2021