« Il y avait bien eu des signes avant-coureurs de l’imminence d’une pandémie, étayés par des données indéniables. De nombreuses hypothèses, tantôt scientifiques et sérieuses, tantôt complotistes, nous expliquaient quand, comment, quoi, d’où et pourquoi elle arrivait sur nous telle une locomotive lancée à pleine vitesse. En dépit de toutes les informations et de toutes les hypothèses qui nous étaient présentées, nous avons, en tant qu’organisation – en tant que collectif d’individus –, été pris au dépourvu. Cet état d’impréparation nous interroge davantage sur notre responsabilité par rapport à notre réponse initiale, qui était d’autant moins appropriée que notre organisation donne beaucoup de conseils et d’avis en matière de préparation, de gestion des situations d’urgences, et plus particulièrement en matière de gestion des risques et de la communication relative au risque.

« Nous pourrions nous attarder sur ce que nous aurions pu ou dû mieux faire, mais cela serait vain. Nous voulons nous concentrer sur les progrès à accomplir pour l’avenir, en commençant par une réévaluation de nos points forts et de nos points faibles. C’est dans cette optique qu’il a été proposé de dresser un bilan provisoire de la gestion de crise de l’OIE dans le contexte du COVID-19. Faire ainsi le point sur ce qui a bien fonctionné, ce qui doit être amélioré – que ce soit de manière urgente, à court terme, ou progressivement, sur le moyen et le long terme – et ce que nous devons également envisager pour prendre en compte différentes hypothèses d’avenir, est une source de motivation et de ralliement pour l’OIE, ainsi qu’une preuve, pour ses Membres, partenaires et sympathisants, de la maturité de l’Organisation.

Méthodologie de l’étude

« En juin 2020, un descriptif du bilan provisoire à dresser et de son champ d’application a été établi en vue de la réalisation de cette étude par une équipe interne, avec pour objectifs d’améliorer notre préparation et notre résilience face à des événements pouvant avoir un impact sur la continuité des activités de l’Organisation, et de tirer le meilleur parti des enseignements de l’année.

« De juin à septembre 2020, cette équipe s’est penchée sur quatre principaux domaines d’action de l’OIE dans le contexte de crise du COVID-19 – aspects techniques ; gestion des événements/réunions ; communication institutionnelle ; ressources humaines et logistique. Pour ce faire, elle a interrogé les Délégués de plusieurs Membres de l’OIE, les Présidents des Commissions spécialisées, des experts de groupes ad hoc, les agents de l’OIE à travers le monde, et les principaux partenaires de l’OIE. L’étude a ainsi ciblé plus de 90 personnes appartenant à ces catégories, et plus de 60 % d’entre elles ont répondu, soit par courrier électronique aux questions transmise par l’équipe, soit lors de discussions en face-à-face virtuels.

« Afin de garantir la cohérence de l’enquête et de l’analyse des réponses, les interviews étaient calées sur une grille de questions préétablie. Pour chaque domaine d’action principal pris en compte par les enquêteurs, les questions ont été personnalisées en fonction du rôle des participants, au sein ou à l’extérieur de l’Organisation.

Résultats de l’étude : des aspects positifs et des aspects négatifs (« des roses et des épines »)

« La compilation et l’analyse des opinions exprimées ont permis de formuler des recommandations à mettre en œuvre à court, moyen ou long terme. Si certains problèmes étaient prévisibles (concernant, par exemple, la manière dont les instructions relatives aux mesures sanitaires et à la notification des maladies sont interprétées et mises en œuvre), d’autres (par exemple la chronologie des décisions managériales internes en matière d’hygiène et de sécurité) sont ressentis comme un coup d’arrêt par rapport à l’esprit de l’Organisation, qui, par ailleurs, est collégial. Si l’on passe en revue les aspects positifs exposés dans le rapport, il apparaît que notre capacité d’adaptation a été mise en évidence et que la pandémie ne nous a pas découragés d’être présents et réactifs à l’égard des Membres, des experts, des agents et des partenaires de l’OIE.

Réponses de la Direction

« Ce premier bilan de notre action a permis de formuler, en tout, une trentaine de recommandations ; en outre, des réponses apportées par la Direction en lien avec les activités et initiatives en cours et avec le 7^e Plan stratégique de l’OIE seront mises en œuvre progressivement.

« Notre réponse au COVID-19 a permis de tirer des enseignements incontestables ; l’OIE devra en effet :

• mettre elle-même en pratique les conseils qu’elle prodigue en matière de gestion et de communication relatives aux situations de crise et au risque,
• rester vigilante par rapport à ce que réserve l’avenir,
• anticiper les évolutions dans sa manière de travailler (par exemple, où et comment le personnel va travailler, comment l’OIE va coopérer avec ses partenaires),
• poursuivre sa transformation numérique (tout en étant attentive à la fracture numérique).

« Même si certaines recommandations s’appliquent déjà, ces premiers enseignements de l’année 2020 seront pris en compte lorsque le 7^e Plan stratégique deviendra opérationnel et lors de la rédaction des instructions pour sa mise en œuvre.

« Il convient de garder à l’esprit que nous désignons cette étude par le terme de “bilan provisoire” car nous ne sommes qu’au début de notre démarche. En effet, nous avons la ferme intention d’effectuer un suivi des recommandations, de rendre compte des progrès accomplis et de solliciter encore des retours d’expérience dans les mois à venir.

◼ Février 2021